FAIA - Nouvelles Obligations concernant la TVA

1.Explications générales

Qu’est ce que FAIA ?

• Le fichier FAIA (Fichier Audit Informatisé de l’Administration de l’Enregistrement et des Domaines (AED)) est un fichier informatique contenant toutes les informations nécessaires pour un audit portant sur la TVA.

• Les personnes assujetties à la TVA devront adapter leur logiciel comptable ou en acquérir un nouveau afin de s’assurer d’être en mesure de fournir les informations requises sous le format spécifique.

Quand doit-on fournir un ficher FAIA ?

• Il n’y a pas lieu de déposer le fichier FAIA en même temps que la déclaration de TVA. Seulement, lors d’un contrôle, le fichier FAIA sera à transmettre à l’administration à la demande de cette dernière.

Qui est concerné par FAIA ?

• L’Administration de l’Enregistrement et des Domaines a décidé d’introduire le FAIA en deux phases. La première phase devant être opérationnelle dès l’exercice 2012. Il n’y a pas encore de délai pour la mise en place de la seconde phase.

2.Dans la pratique

VGD Luxembourg est en charge de la comptabilité

• Si nous sommes chargés de l’encodage sur base des pièces comptables d’une société cliente, nous nous occupons également de la création du fichier FAIA à chaque clôture d’exercice. Nous contactons le client si des informations venaient à manquer.

VGD Luxembourg n’est pas en charge de la comptabilité

• La société cliente doit créer un fichier FAIA par exercice comptable. Ce fichier doit respecter le plan comptable ainsi que la législation luxembourgeoise.
• Afin d’être en mesure de fournir le fichier attendu, la société doit se renseigner auprès de son informaticien qui pourra effectuer les mises à jours nécessaires sur le logiciel comptable.

3.Archivage et modification

• Les informations de gestion et du fichier FAIA doivent ainsi être archivées de manière durable et lisible pendant une période de 10 ans.

• Une déclaration déposée peut donner lieu au dépôt d’une déclaration rectificative. Les modifications intervenues entre les deux déclarations doivent être retracées dans les écritures comptables par contre-passation et passation d’écritures, conformément aux règles comptables. La suppression et la modification d’écritures comptables d’une comptabilité informatisée ne sont pas autorisées.